9 meilleurs trucs et astuces de Microsoft Outlook pour l’application Web

Microsoft Outlook est disponible en plusieurs versions et l’une d’entre elles est la version Web. Vous pouvez utiliser Outlook dans n’importe quel navigateur de votre choix. Il est également appelé Outlook OWA ou Outlook Web App. Vous pouvez y accéder à partir d’Outlook.com. En dehors de cela, Outlook est également disponible sur les applications de bureau et mobiles. Nous discuterons ici de quelques trucs et astuces sympas pour l’application Web. La plupart d’entre eux fonctionneront également sur d’autres plates-formes, cependant, les étapes peuvent varier légèrement en fonction de l’interface utilisateur et de l’appareil que vous utilisez pour accéder à Outlook.

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Trucs et astuces de Microsoft Outlook

1. Définir la réponse « Absent du bureau » sur le Web Outlook

Vous ne passez pas toute votre journée au bureau. Vous ne passez pas tout votre temps à travailler non plus. C’est pourquoi il existe une option pour définir un message automatique qui indiquera à l’expéditeur que vous êtes absent. Ouvrez Paramètres et cliquez sur Réponses automatiques sous E-mail.

définir un message d'absence du bureau dans Outlook

Activez les réponses automatiques ici et vous pouvez définir l’heure de début et de fin. Ce sont les moments où vous êtes généralement au bureau ou sur votre ordinateur en train de travailler. Il existe une option pour envoyer ces réponses automatiques uniquement à vos contacts et pas à tout le monde. Vous pouvez également choisir d’envoyer des réponses à tout le monde tout le temps, utile lorsque vous êtes en vacances.

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2. Transférer plusieurs e-mails dans Outlook

C’est une fonctionnalité qui manque cruellement à Gmail par Google. Même si vous ne pouvez pas réellement transférer plusieurs e-mails si vous êtes un utilisateur régulier d’Outlook, mais que les abonnés Office 365 bénéficient d’une exception, donc si vous avez un abonnement, vous avez de la chance. Cependant, vous pouvez toujours transférer facilement plusieurs e-mails dans Outlook 2013, 2016 et 2019. Microsoft semble avoir réservé cette fonctionnalité aux utilisateurs payants uniquement.

3. Ajouter/Modifier la signature dans Outlook

Ouvrez Paramètres et cliquez sur Composer et répondre sous E-mail. C’est là que vous trouverez les paramètres de signature de courrier électronique.

ajout de signature dans Outlook

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Vous pouvez ajouter du texte, des liens, des images et plus encore ici. Une fois que vous êtes satisfait, il y a d’autres options. Joignez la signature uniquement aux nouveaux e-mails ou aux e-mails auxquels vous répondez également. Le processus est simple car Outlook prend en charge le texte enrichi avec toutes les options de formatage couramment utilisées.

4. Rappeler un e-mail dans Outlook

C’est peut-être l’une des fonctionnalités les plus intéressantes et les plus utiles d’Outlook. Vous pouvez annuler la fonction d’envoi et rappeler un e-mail dans Outlook, mais vous devez d’abord le configurer. Il n’est pas activé par défaut. Ouvrez Paramètres et cliquez à nouveau sur Composer et répondez sous E-mail.

annuler ou rappeler le paramètre d'e-mail envoyé dans Outlook

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Faites défiler un peu et vous trouverez l’en-tête Annuler l’envoi. Vous pouvez rappeler un e-mail après avoir appuyé sur le bouton d’envoi pendant 10 secondes maximum. Cela devrait être amplement le temps de repenser et de passer un appel. Il y a un curseur et je vous recommande de le régler au maximum. Juste pour être sur le côté sécuritaire. Sauvegarder.

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5. Désactiver les conversations dans Outlook

Microsoft a modifié l’emplacement de ce paramètre, ce qui oblige les utilisateurs à se démener pour savoir où il s’est déplacé. Auparavant, cela faisait partie du menu déroulant sous l’option Filtre. Maintenant, vous le trouverez dans le menu Paramètres de la page Boîte de réception.

paramètre d'affichage de la conversation dans Outlook

Vous pouvez toujours y accéder à partir de l’écran de la boîte de réception. Pas besoin de creuser plus profondément dans les paramètres.

6. Partager le calendrier dans Outlook

Cliquez sur l’icône Calendrier en bas de l’écran pour basculer vers la vue calendrier dans Outlook. Outlook facilite l’accès à la messagerie, au calendrier et aux contacts, le tout à partir d’un seul écran. Choisissez le calendrier que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de l’écran.

calendrier de partage dans Outlook

Vous pouvez afficher tous les noms/adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous partagez actuellement le calendrier et saisir également de nouveaux noms.

liste partagée du calendrier Outlook

7. Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Microsoft a écrit un guide détaillé sur le sujet lui-même. Découvrez comment ajouter une boîte aux lettres partagée, pourquoi c’est une bonne idée, gérer les notifications, ouvrir une boîte aux lettres partagée dans un nouveau dossier, utiliser un calendrier partagé, et plus encore.

8. Répondre avec des pièces jointes dans Outlook

Lorsque vous répondez à un e-mail dans Outlook, les fichiers joints à l’e-mail d’origine ne sont pas joints. Les télécharger et les attacher à nouveau peut être pénible, mais c’est comme ça pour le moment. Si vous utilisez la version de bureau, il existe une solution appelée Répondre avec le complément de pièce jointe. Pour les utilisateurs d’OWA Outlook, vous n’avez pas de chance.

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9. Créer un groupe de contacts dans Outlook

Un groupe de contact (anciennement appelé groupe de distribution) vous permettra d’envoyer le même e-mail à un groupe de personnes en un seul clic. Par exemple, les membres de la famille ou de l’équipe. Vous n’êtes pas obligé de taper leurs noms individuellement. Faites défiler vers le bas dans la barre latérale gauche et cliquez sur Nouveau groupe. Donnez-lui un nom et une description. Cliquez sur Créer lorsque vous avez terminé.

créer un groupe de contacts dans Outlook

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Vous pouvez maintenant ajouter tous les contacts des membres de votre famille sur la page suivante.

ajouter des contacts au groupe de contacts

Cliquez sur le bouton Ajouter après avoir tapé chaque identifiant ou nom d’e-mail. Les contacts déjà enregistrés dans votre compte Outlook apparaîtront automatiquement en temps réel.

Notez qu’une fois que vous avez créé un groupe, vous ne pouvez pas changer son nom. Chaque groupe obtient son propre identifiant de messagerie unique qui peut être utilisé pour transférer toutes les correspondances. Les groupes peuvent être définis comme publics ou privés. Les autres membres de l’organisation ne pourront pas voir ce qui se passe à l’intérieur du groupe s’il est défini sur privé. Chaque groupe aura ses propres e-mails, pièces jointes et autres données qui seront associées au groupe.

10. Organiser les e-mails à l’aide des règles de la boîte de réception

Outlook vous permet de créer des filtres qu’il appelle Règles de boîte de réception. Vous pouvez l’utiliser pour organiser les e-mails dans différents dossiers. Allez dans Paramètres et cliquez sur Règles sous E-mail. Là, vous allez ajouter une nouvelle règle.

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création de règles de boîte de réception dans Outlook

Vous avez le choix entre plusieurs conditions et actions. Les conditions incluent le nom, l’adresse, l’objet, le mot-clé, les personnes, la pièce jointe, la marque, le drapeau, etc. Tandis que les actions incluent déplacer, copier, supprimer, épingler, marquer comme, catégoriser, transférer, etc.

conditions de perspectives et actions pour les mails

Trucs et astuces Outlook

Voici quelques-uns des trucs et astuces les plus importants pour utiliser Outlook afin de mieux gérer vos e-mails. Non seulement cela, il existe également quelques conseils pour gérer les personnes et le calendrier. Partagez avec nous certains de vos propres trucs et astuces Outlook dans les commentaires ci-dessous pour aider nos lecteurs. J’espère que nous aurons bientôt la plus grande liste de trucs et astuces Outlook sur le Web, rien que sur le dos de nos lecteurs. Laissez-les venir.

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