Comment utiliser Google Docs hors ligne : guide complet

Pas aussi puissant que son homologue, Microsoft Word, Docs a quelques astuces dans sa manche, comme la façon dont la saisie de docs.new dans l’URL crée automatiquement un nouveau document. Tout était simple, sauf en utilisant Google Docs hors ligne. Comment faire ça?

Comment utiliser Google Docs hors connexion

La fonctionnalité aurait dû être disponible par défaut sur toutes les plates-formes, car Google adopte une approche axée sur le Web pour toutes ses applications. Ils ne proposent pas d’applications de bureau. Uniquement la version Web et les applications mobiles pour Android et iOS. Bien que la connectivité Internet se soit améliorée au cours des dernières décennies, elle n’est toujours pas disponible 24h/24 et 7j/7.

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Avant que nous commencions

Vous aurez besoin du navigateur Google Chrome ou d’un navigateur basé sur Chromium comme Microsoft Edge ou Brave. C’est parce que nous allons installer une extension appelée Google Docs Offline qui a été développée en interne par l’équipe de développement de Google. Vous vous demandez pourquoi suivre la voie de l’extension et ne pas créer la fonctionnalité dans l’application Docs ? Je veux dire, vous ne pouvez pas installer cette extension sur votre application pour smartphone, n’est-ce pas ?

Cela signifie que les utilisateurs de Safari et Firefox sont absents et n’ont d’autre choix que de garder un œil sur leur connexion Internet.

Notez que bien que l’extension mentionne clairement Google Docs dans le nom lui-même, elle fonctionne aussi bien pour d’autres applications Google telles que Slides, Sheets et Forms. C’est un cas classique de mauvaise politique de nommage. J’utiliserai Google Docs uniquement dans cet exemple.

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Utilisation de Google Docs hors connexion sur le navigateur

Je vais supposer que vous avez déjà installé l’extension en cliquant sur le bouton Ajouter à Chrome. Vous devrez peut-être redémarrer votre navigateur une fois pour le faire fonctionner correctement, mais ce n’est généralement pas nécessaire.

Ouvrez l’écran d’accueil de Google Docs, pas un nouveau document Google Docs, et sélectionnez Paramètres dans le menu.

paramètres de google docs Vous verrez une nouvelle option Hors ligne dans la fenêtre contextuelle qui suit qui n’était pas disponible auparavant. Activez-le et cliquez sur OK en bas pour enregistrer les paramètres. Mais attendez, vous n’avez pas encore fini.

option hors ligne google docs

Vous n’aurez pas à activer ce paramètre séparément pour Slides, Sheets ou d’autres applications Google. Le faire dans une seule application l’activera partout.

Ce qui se passe ici, c’est que seuls les fichiers récemment créés ou modifiés seront disponibles pour une modification hors ligne. Pourquoi? Parce que Google veut économiser de l’espace localement, c’est sur votre disque dur/SSD. S’il existe un document important auquel vous souhaitez pouvoir accéder hors connexion à tout moment, vous devrez l’activer manuellement pour ce document spécifique.

Recherchez le document ou recherchez-le dans la liste et cliquez sur l’icône de menu à trois points à côté pour basculer sur l’option Disponible hors connexion.

sélection hors ligne google docs

Il n’y a aucun moyen de le faire pour tous les documents ou les documents sélectionnés en bloc. Vous devrez le faire individuellement pour chaque fichier Google Docs que vous souhaitez rendre disponible hors connexion.

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Utilisation de Google Docs hors ligne sur les smartphones

La plupart des extensions ne fonctionnent pas sur les smartphones Android et iOS, alors comment utiliser Docs ou d’autres applications Google hors connexion ? L’Internet mobile fonctionne bien dans les villes, mais il vous fait souvent défaut lorsque vous en avez le plus besoin en voyage et sur la route. Heureusement, la même méthode ci-dessus fonctionne également sur les smartphones.

mobile hors ligne google docs

Sélectionnez le document sur lequel vous souhaitez travailler hors ligne et sélectionnez l’option Rendre disponible hors ligne dans le menu contextuel qui s’ouvre en bas de l’écran. Les fichiers que vous avez choisi de créer hors ligne auront une marque grise dessus.

Vous souhaitez automatiser le processus ? Ouvrez les paramètres dans l’application mobile Google Docs et activez l’option Rendre les fichiers récents disponibles hors connexion.

paramètre hors connexion mobile google docs

Ce que ce paramètre fera, c’est dire à l’application Docs d’activer le bouton hors ligne pour tous les fichiers que vous avez récemment ouverts et modifiés. Vous n’avez pas à le faire manuellement, sauf si vous n’y avez pas accédé récemment.

Que se passe-t-il lorsque vous mettez des documents hors ligne

Lorsque vous ouvrez le fichier sur votre smartphone ou votre ordinateur de bureau, vous verrez un éclair dans le coin supérieur droit. Cela signifie que vous avez ouvert la version hors ligne du document et non la version en ligne. Utile à savoir car si vous travaillez sur un document partagé, il est possible que quelqu’un d’autre ait mis à jour le document et que vous l’ignoriez. Les documents seront mis à jour la prochaine fois que vous serez en ligne.

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L’extension Google Docs Offline ne fonctionne que sur un seul compte Google. Si vous avez plusieurs comptes et que vous passez à l’autre, vous ne pourrez pas créer ou modifier des documents hors ligne. Suivre les étapes ci-dessus ne fonctionnera pas car vous serez averti qu’elles sont déjà terminées.

Vous ne pouvez pas télécharger d’images car cela nécessitera une connexion Internet active. Google Docs est livré avec un correcteur orthographique pour vous aider à écrire plus rapidement et mieux, mais il ne fonctionnera pas non plus en mode hors ligne. Tout le reste fonctionnera très bien.

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Conclusion : Google Docs hors connexion

J’aurais aimé que Google ait pu préparer et activer la fonction hors ligne par défaut dans Google Docs au lieu d’avoir à installer une extension. Le processus est facile à suivre, mais les utilisateurs ne devraient pas avoir à le faire. En dehors de cela, fonctionne comme un charme et est facile à mettre en œuvre une fois que vous savez qu’il existe. Il est triste que les utilisateurs de Firefox et Safari aient été laissés de côté.

Si vous avez des doutes ou des suggestions, faites-le nous savoir dans la section commentaires ci-dessous et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

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