Une introduction à la validation des données dans Excel

La validation des données dans Excel vous permet de contrôler les données pouvant être saisies dans une cellule. Vous pouvez restreindre l’utilisateur à entrer uniquement une plage spécifiée de nombres, de texte ou de date.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de validation des données pour créer une liste déroulante Excel (qui est certainement l’une des fonctionnalités les plus intéressantes et les plus puissantes d’Excel)

Accéder à la validation des données dans Excel

La validation des données dans Excel est accessible via l’onglet Données du ruban.

Validation des données dans Excel

Dans la plupart des cas, il existe trois situations dans lesquelles vous souhaitez utiliser la validation des données dans Excel :

  • Lorsque vous souhaitez restreindre la saisie de données à certains nombres/textes/dates. Les données qui ne répondent pas aux critères de validation ne sont pas autorisées.
  • Lorsque vous souhaitez informer l’utilisateur chaque fois que des données hors plage sont saisies. Cependant, toutes sortes de saisies de données sont autorisées.
  • Lorsque vous guidez l’utilisateur sur les données à saisir. Toutes sortes de saisies de données sont autorisées.

Passons en revue ces situations une par une :

Lorsque vous souhaitez restreindre la saisie de données à certains nombres/textes/dates

La validation des données vous permet de spécifier une condition pour la saisie de données dans une/des cellule(s) dans Excel. Une fois spécifié, il ne permet pas à l’utilisateur d’entrer quoi que ce soit en dehors de cette plage spécifiée. Cette fonctionnalité est accessible en ouvrant la boîte de dialogue de validation des données et en sélectionnant l’option Paramètres

Validation des données dans Excel Saisie de données restreinte

Dans la liste déroulante, vous pouvez choisir la condition que vous souhaitez appliquer pour une plage de cellules

  • De n’importe quelle valeur – Permet de saisir n’importe quelle valeur dans une cellule.
  • Nombre entier – Autorise uniquement la saisie de nombres entiers, avec des conditions supplémentaires telles que supérieur/inférieur à, entre/pas entre, égal à/non égal à.
  • Décimal – Permet de saisir des nombres avec des décimales, avec des conditions supplémentaires telles que supérieur/inférieur à, entre/pas entre, égal à/non égal à.
  • Lister – Crée une liste déroulante en prenant une liste d’éléments (via une sélection de plage ou une plage nommée).
  • Date – Permet de saisir des dates (ou sa valeur numérique), avec des conditions supplémentaires telles que supérieur/inférieur à, entre/pas entre, égal à/non égal à.
  • Temps – Permet de saisir l’heure (ou sa valeur numérique), avec des conditions supplémentaires telles que supérieur/inférieur à, entre/pas entre, égal à/non égal à.
  • Longueur du texte – Autorise le texte avec la condition sur sa longueur.
  • Personnalisé – Autorise les valeurs qui répondent aux critères spécifiés. Par exemple, si j’utilise la formule =A1>10, seuls les nombres supérieurs à 10 sont autorisés dans la cellule A1.
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Chaque fois que vous entrez des données dans une cellule qui enfreignent la condition spécifiée, une erreur s’affiche.
Validation des données dans Excel - Erreur

Lorsque vous souhaitez informer l’utilisateur chaque fois que des données hors plage sont saisies (toutes sortes de saisie de données sont autorisées)

Alors que la section précédente concernait la restriction de l’utilisateur à une plage spécifiée lors de la saisie de données, cette section consiste à avertir l’utilisateur si des données hors plage sont saisies. Cependant, la saisie de données est toujours autorisée. Cela peut être activé en modifiant les paramètres du message d’erreur.

Vous pouvez personnaliser le message d’erreur en accédant à l’onglet Alerte d’erreur dans la boîte de dialogue Validation des données. Il y a trois options :

  • Erreur d’arrêt – Affiche l’erreur d’arrêt et ne permet pas à l’utilisateur d’entrer les données qui sont en dehors de la plage spécifiée.
  • Erreur d’avertissement – Affiche l’erreur d’avertissement mais permet à l’utilisateur d’entrer les données qui sont en dehors de la plage spécifiée.
  • Erreur d’information – Affiche l’erreur d’information mais permet à l’utilisateur d’entrer les données qui sont en dehors de la plage spécifiée.

Validation des données dans Excel - Types de messages d'erreur

Lorsque vous guidez l’utilisateur sur les données à saisir (tous les types de saisie de données sont autorisés)

Supposons que vous ayez une liste d’employés et que vous vouliez connaître leur date d’adhésion. Il peut y avoir plusieurs formats pour saisir la date (tels que 01/01/2014, ou 01 Jan, 2014, ou 1st Jan 2014). Cependant, par souci de cohérence, il est préférable d’obtenir toutes les dates dans un même format. Cependant, il est acceptable que les gens le saisissent dans un autre format, car la capture des données est d’une importance primordiale.

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Validation des données dans le message d'affichage Excel

Voici comment cela peut être fait :

  1. Sélectionnez n’importe quelle cellule, puis accédez à l’onglet Données -> Validation des données
  2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez l’onglet Message d’entrée
  3. Assurez-vous que la case à cocher « Afficher le message d’entrée lorsque la cellule est sélectionnée » est cochée
  4. Dans l’onglet Message d’entrée, saisissez le titre (32 caractères max., facultatif) et le message d’entrée (256 caractères max.)
    Validation des données dans la boîte de dialogue du message d'affichage Excel
  5. Cliquez sur OK. Désormais, chaque fois que vous cliquez sur la cellule ou que vous la sélectionnez à l’aide du clavier, le message s’affiche.

Caution: Si vous déplacez la boîte de message de sa position, alors toute la boîte de message sera affichée à cette position uniquement. Il est donc prudent de ne pas déplacer la boîte de message.

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